Угода про обробку даних

Ця Угода про обробку даних (Угода) є частиною Умов обслуговування (Умови), укладених між Mycarro (Mycarro, обробник), та Клієнтом, який прийняв Умови (Клієнт, контролер). Вона застосовується щоразу, коли Mycarro обробляє персональні дані від імені Клієнта під час надання Сервісу. Вона відповідає вимогам статті 28 Загального регламенту про захист даних (ЄС) 2016/679 (GDPR) та, у відповідних випадках, Федерального закону Швейцарії про захист даних (FADP). Терміни, визначені в Умовах або в GDPR, мають у цій Угоді те саме значення.

1. Ролі та сфера застосування

1.1. Щодо персональних даних, які Клієнт і його користувачі вносять до Сервісу про його клієнтів, лідів, покупців, продавців, поручителів, працівників і відвідувачів сайту (Персональні дані Клієнта), Клієнт є контролером, а Mycarro — обробником. Обробку описано в Додатку 1.

1.2. Mycarro є самостійним контролером, поза межами цієї Угоди, щодо:

• даних облікових записів користувачів Клієнта;
• платіжних даних;
• даних про використання, безпеку та аудит;
• знеособлених та агрегованих даних, які вона отримує відповідно до Умов;

як це описано в її Політиці конфіденційності.

1.3. Клієнт відповідає за законність обробки, яку він доручає. Це охоплює наявність дійсної правової підстави та надання необхідних повідомлень, отримання будь-яких потрібних згод, інформування суб'єктів даних про свій сайт дилера, а також забезпечення відповідності Персональних даних Клієнта та його вказівок законодавству. Клієнт не вноситиме до Сервісу особливі категорії даних (як-от дані про здоров'я) або дані про судимості, крім випадків, коли функцію призначено для цього і закон це дозволяє.

2. Вказівки

2.1. Mycarro обробляє Персональні дані Клієнта лише за задокументованими вказівками Клієнта, зокрема щодо передач, якщо закон не вимагає іншого. У такому разі Mycarro заздалегідь повідомляє про це Клієнта, якщо закон цього не забороняє.

2.2. Повні вказівки Клієнта такі: Умови, ця Угода, а також використання та налаштування Сервісу Клієнтом, зокрема дії його користувачів і будь-якого ШІ-асистента чи інтеграції, які він підключає. Будь-яка додаткова вказівка має бути надана в письмовій формі, погоджена Mycarro та сумісна з функціональністю Сервісу. Вона може бути платною.

2.3. Mycarro повідомляє Клієнта, якщо, на її думку, вказівка порушує законодавство про захист даних. У такому разі вона може без відповідальності призупинити відповідну обробку, доки вказівку не буде підтверджено або змінено. Поза цим Mycarro не зобов'язана оцінювати законність вказівок Клієнта.

3. Конфіденційність

Mycarro забезпечує, щоб особи, яких вона уповноважує обробляти Персональні дані Клієнта, взяли на себе зобов'язання щодо конфіденційності або мали відповідний передбачений законом обов'язок конфіденційності та мали доступ до даних лише в обсязі, необхідному для Сервісу.

4. Безпека

4.1. Mycarro впроваджує технічні та організаційні заходи, описані в Додатку 2, які відповідають ризику з урахуванням сучасного рівня техніки, витрат на впровадження, а також характеру, обсягу, контексту та цілей обробки.

4.2. Mycarro може оновлювати ці заходи за умови, що загальний рівень захисту не знижується. Клієнт оцінив ці заходи та погоджується, що вони є належними для Персональних даних Клієнта.

4.3. Клієнт відповідає за безпеку власних систем, пристроїв і облікових даних, за ролі та дозволи, які він надає своїм користувачам, за інтеграції та ШІ-асистентів, яких він підключає, а також за налаштування Сервісу, що перебувають під його контролем.

5. Субобробники

5.1. Загальний дозвіл. Клієнт надає Mycarro загальний дозвіл на залучення субобробників, зокрема тих, що перелічені в Додатку 3.

5.2. Зміни. Mycarro повідомляє Клієнта про будь-яке заплановане додавання або заміну субобробника, оновлюючи Додаток 3 на цій сторінці, а якщо зміна суттєва — також електронною поштою або в панелі керування, щонайменше за 14 днів. У надзвичайних ситуаціях, як-от раптова відмова постачальника, цей строк може бути коротшим.

5.3. Заперечення. Клієнт може заперечити проти зміни з обґрунтованих підстав, пов'язаних із захистом даних, у письмовій формі протягом цього строку. У такому разі сторони добросовісно обговорять це питання. Якщо Mycarro не може обґрунтовано уникнути зміни, єдиним і виключним засобом захисту Клієнта є припинення відповідного плану до набрання зміною чинності без будь-якого повернення сплаченої наперед плати понад те, що інакше дозволяють Умови. Продовження використання Сервісу після закінчення строку повідомлення означає, що Клієнт приймає зміну.

5.4. Передання зобов'язань. Mycarro покладає на кожного субобробника за договором зобов'язання щодо захисту даних, які за своєю суттю забезпечують не менший захист, ніж ця Угода, у тій мірі, в якій вони застосовуються до наданих послуг. Mycarro залишається відповідальною перед Клієнтом за виконання зобов'язань її субобробниками, як цього вимагає GDPR, з урахуванням розділу 11.

5.5. Не є субобробниками. Маркетплейси, ШІ-асистенти, платіжні сервіси, реєстратори доменів та інші треті особи, яких Клієнт вирішує підключити чи використовувати, діють відповідно до власних умов. Вони не є субобробниками Mycarro, і Mycarro не відповідає за них.

6. Міжнародні передачі

Mycarro може передавати Персональні дані Клієнта за межі Європейської економічної зони та Швейцарії або дозволяти це своїм субобробникам лише за умови, що:

• передача охоплюється рішенням про адекватність;
• запроваджено належні гарантії, як-от Стандартні договірні положення Європейської комісії (зі швейцарськими змінами, якщо застосовується FADP), разом із додатковими заходами, якщо це потрібно; або
• застосовується інший механізм передачі, дозволений GDPR.

Клієнт дозволяє передачі, які здійснюють субобробники, зазначені в Додатку 3, на цих підставах.

7. Сприяння

7.1. Запити суб'єктів даних. Сервіс надає Клієнту інструменти самообслуговування для доступу до Персональних даних Клієнта, їх виправлення, експорту та видалення. Якщо Mycarro отримує запит суб'єкта даних щодо Персональних даних Клієнта, вона без невиправданої затримки передає його Клієнту, якщо може ідентифікувати Клієнта, і не відповідає на нього самостійно, крім як за вказівками Клієнта. Якщо інструментів самообслуговування недостатньо, Mycarro надає розумне сприяння з урахуванням характеру обробки.

7.2. Інше сприяння. З урахуванням характеру обробки та доступної їй інформації Mycarro надає розумне сприяння у виконанні обов'язків Клієнта щодо безпеки, повідомлення про порушення, оцінки впливу на захист даних і попередніх консультацій з органами влади, головним чином шляхом надання цієї Угоди, її додатків і документації Сервісу.

7.3. Витрати. Сприяння понад інструменти самообслуговування та документацію, а також сприяння, спричинене власними діями чи порушенням Клієнта, оплачується за стандартними тарифами Mycarro, чинними на той момент.

8. Порушення безпеки персональних даних

8.1. Mycarro повідомляє Клієнта без невиправданої затримки після того, як їй стає відомо про порушення безпеки персональних даних, що стосується Персональних даних Клієнта. Повідомлення надсилається на адресу електронної пошти власника або адміністратора Клієнта. Наскільки це відомо на той момент, у ньому описуються характер порушення, відповідні категорії та приблизна кількість, імовірні наслідки, а також вжиті або запропоновані заходи. Інформація може надаватися поетапно.

8.2. Mycarro вживає розумних заходів для локалізації порушення та пом'якшення його наслідків. Клієнт відповідає за ухвалення рішення про повідомлення наглядових органів і суб'єктів даних, а також за здійснення такого повідомлення.

8.3. Повідомлення чи надане сприяння не є визнанням вини чи відповідальності. Невдалі спроби чи дії, які не порушують безпеку Персональних даних Клієнта, як-от ping-запити, сканування портів, невдалі спроби входу чи атаки типу «відмова в обслуговуванні», не є порушеннями та не потребують повідомлення.

9. Повернення та видалення

9.1. Протягом строку дії Клієнт може експортувати та видаляти Персональні дані Клієнта за допомогою інструментів Сервісу.

9.2. Після припинення дії Умов Клієнт може запросити остаточний експорт протягом строку, встановленого Умовами. Після закінчення цього строку Mycarro видаляє Персональні дані Клієнта, якщо закон не вимагає їх зберігати. Копії в резервних копіях видаляються в межах звичайного циклу резервного копіювання, як правило, протягом 90 днів, а до того часу залишаються захищеними відповідно до цієї Угоди й активно не використовуються. Mycarro може зберігати знеособлені та агреговані дані, які не є персональними даними.

10. Аудити та інформація

10.1. Mycarro надає інформацію, необхідну для підтвердження дотримання статті 28 GDPR. Вона робить це шляхом надання цієї Угоди, її додатків, відповідей на розумний письмовий опитувальник щодо безпеки та, за наявності, сертифікатів або звітів про аудит третіх осіб (зокрема її субобробників).

10.2. Якщо Клієнт обґрунтовано доведе, що цієї інформації недостатньо, або цього вимагає наглядовий орган, Клієнт може провести аудит самостійно або через незалежного аудитора, зобов'язаного зберігати конфіденційність, який не є конкурентом Mycarro. Аудит проводиться на таких умовах:

• не частіше одного разу на 12 місяців, крім випадків порушення або розпорядження органу влади;
• з письмовим повідомленням щонайменше за 30 днів і з попередньо погодженим обсягом;
• у робочий час, дистанційно, якщо це можливо, без порушення роботи Сервісу та без доступу до даних інших клієнтів чи до приміщень субобробників;
• виключно за рахунок Клієнта, зокрема з відшкодуванням розумних витрат Mycarro за її стандартними тарифами;
• Клієнт надає звіт про аудит Mycarro та зберігає його конфіденційність.

11. Відповідальність

Відповідальність кожної сторони, що виникає з цієї Угоди або у зв'язку з нею, — договірна, деліктна чи інша — підпадає під виключення та обмеження відповідальності, передбачені Умовами, і зараховується до того самого сукупного граничного розміру, наскільки це дозволяє закон. Клієнт відшкодовує Mycarro, як передбачено Умовами, збитки за претензіями та штрафами, що виникають із вказівок Клієнта, Персональних даних Клієнта або порушення ним законодавства про захист даних.

12. Строк дії, пріоритетність і зміни

12.1. Ця Угода діє доти, доки Mycarro обробляє Персональні дані Клієнта, і автоматично припиняється, коли така обробка припиняється.

12.2. Якщо ця Угода суперечить Умовам щодо обробки Персональних даних Клієнта, переважну силу має ця Угода. В усіх інших відношеннях переважну силу мають Умови. Положення Умов щодо застосовного права, юрисдикції, мови, повідомлень і змін застосовуються до цієї Угоди.

12.3. Mycarro може оновлювати цю Угоду, зокрема для врахування змін у законодавстві чи в Сервісі, як це описано в Умовах. Оновлення не знижує загального рівня захисту Персональних даних Клієнта.

Додаток 1. Опис обробки

• Предмет і тривалість: надання Сервісу Клієнту протягом строку дії Умов і періоду завершення після нього.
• Характер обробки: збирання, реєстрація, упорядкування, зберігання, адаптація, вилучення, консультування, використання, розкриття шляхом передачі (зокрема на маркетплейси та в інтеграції, які активує Клієнт), поєднання, обмеження, стирання та знищення автоматизованими засобами, зокрема за допомогою моделей ШІ.
• Мета: функції управління дилерським центром, якими користується Клієнт. Вони охоплюють управління складом і транспортними засобами, сайт дилера, публікацію на маркетплейсах, управління лідами та клієнтами, продажі, договори, гарантії, рахунки та казначейство, кампанії, документи, а також функції та конектори ШІ.
• Категорії суб'єктів даних:
  • клієнти та потенційні клієнти Клієнта (покупці, продавці, власники автомобілів, що здаються в залік, поручителі);
  • ліди та особи, які надсилають запити;
  • відвідувачі сайту дилера Клієнта;
  • працівники та підрядники Клієнта;
  • інші особи, дані яких реєструє Клієнт.
• Категорії персональних даних:
  • ідентифікаційні та контактні дані: ім'я, електронна пошта, телефон, поштова адреса;
  • ідентифікаційні та податкові номери, номери документів, що посвідчують особу, і дати народження, якщо Клієнт реєструє їх для договорів, рахунків або реєстрацій;
  • дані про транспортні засоби та операції, пов'язані з особою (ідентифікаційний номер транспортного засобу (VIN), реєстраційний номер, купівля, продаж, здача в залік, ціни, платежі, фінансування, гарантія);
  • комунікації та нотатки;
  • документи, які завантажує Клієнт;
  • технічні дані про відвідувачів сайту дилера.
• Особливі категорії: не передбачаються. Див. розділ 1.3.

Додаток 2. Технічні та організаційні заходи

• Шифрування: трафік шифрується під час передачі за допомогою TLS; секрети та облікові дані зберігаються в зашифрованому вигляді.
• Контроль доступу: кожен користувач входить індивідуально через спеціалізованого постачальника послуг автентифікації з можливістю багатофакторної автентифікації; доступ надається на основі ролей і обмежується власним дилерським центром Клієнта; доступ персоналу до продуктивного середовища здійснюється за принципом найменших привілеїв і обмежується необхідним.
• Аудит: зміни, внесені в панелі керування та через конектори, реєструються із зазначенням користувача або асистента, який їх вніс.
• Розмежування: кожен запис прив'язаний до свого дилерського центру, а перевірки доступу здійснюються на сервері.
• Доступність і стійкість: хостинг у Європейському Союзі, регулярне резервне копіювання, моніторинг і сповіщення, процедури відновлення.
• Розробка та управління змінами: автоматизовані тести, рецензування коду, сканування залежностей і секретів, окремі середовища розробки, тестування (staging) та продуктивної експлуатації.
• Мінімізація даних: звіти про помилки не містять записів сесій та ідентифікаційних даних користувачів; аналітика вебсайту працює без файлів cookie.
• Постачальники: субобробники обираються з огляду на їхній рівень безпеки та пов'язані договірними зобов'язаннями.
• Реагування на інциденти: задокументовані процедури виявлення, локалізації, розслідування порушень безпеки персональних даних і повідомлення про них.

Додаток 3. Субобробники