Verwerkersovereenkomst

Deze Verwerkersovereenkomst (de Verwerkersovereenkomst) maakt deel uit van de Gebruiksvoorwaarden (de Voorwaarden) tussen Mycarro (Mycarro, de verwerker) en de Klant die de Voorwaarden heeft aanvaard (de Klant, de verwerkingsverantwoordelijke). Zij is van toepassing telkens wanneer Mycarro bij het verlenen van de Dienst persoonsgegevens namens de Klant verwerkt. Zij voldoet aan de vereisten van artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG) en, waar van toepassing, van de Zwitserse federale wet betreffende gegevensbescherming (FADP). Begrippen die in de Voorwaarden of in de AVG zijn gedefinieerd, hebben hier dezelfde betekenis.

1. Rollen en toepassingsgebied

1.1. Voor de persoonsgegevens die de Klant en zijn gebruikers in de Dienst invoeren over zijn klanten, leads, kopers, verkopers, borgen, werknemers en websitebezoekers (de Persoonsgegevens van de Klant) is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en Mycarro de verwerker. Bijlage 1 beschrijft de verwerking.

1.2. Mycarro is, buiten deze Verwerkersovereenkomst, zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor:

• de accountgegevens van de gebruikers van de Klant;
• facturatiegegevens;
• gebruiks-, beveiligings- en auditgegevens;
• de geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens die zij overeenkomstig de Voorwaarden afleidt;

telkens zoals beschreven in haar Privacybeleid.

1.3. De Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking waartoe hij opdracht geeft. Dit omvat het beschikken over een geldige rechtsgrond en het verstrekken van de vereiste informatie, het verkrijgen van alle nodige toestemmingen, het informeren van betrokkenen over zijn dealerwebsite, en ervoor zorgen dat de Persoonsgegevens van de Klant en zijn instructies in overeenstemming zijn met de wet. De Klant voert geen bijzondere categorieën van gegevens (zoals gezondheidsgegevens) of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen in de Dienst in, behalve wanneer een functie daarvoor is ontworpen en de wet het toelaat.

2. Instructies

2.1. Mycarro verwerkt Persoonsgegevens van de Klant uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant, ook wat doorgiften betreft, tenzij de wet anders vereist. In dat geval stelt Mycarro de Klant daarvan vooraf in kennis, tenzij de wet dat verbiedt.

2.2. De volledige instructies van de Klant zijn de volgende: de Voorwaarden, deze Verwerkersovereenkomst, en het gebruik en de configuratie van de Dienst door de Klant, met inbegrip van de handelingen van zijn gebruikers en van elke AI-assistent of integratie die hij koppelt. Elke verdere instructie moet schriftelijk zijn, door Mycarro aanvaard, en verenigbaar met de functionaliteit van de Dienst. Er kunnen vergoedingen aan verbonden zijn.

2.3. Mycarro stelt de Klant in kennis indien een instructie naar haar oordeel inbreuk maakt op de wetgeving inzake gegevensbescherming. Zij mag die verwerking dan zonder aansprakelijkheid opschorten totdat de instructie wordt bevestigd of gewijzigd. Mycarro is niet verplicht de rechtmatigheid van de instructies van de Klant verder te beoordelen.

3. Vertrouwelijkheid

Mycarro zorgt ervoor dat de personen die zij machtigt om Persoonsgegevens van de Klant te verwerken, zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden of door een passende wettelijke geheimhoudingsplicht zijn gebonden, en dat zij uitsluitend toegang tot de gegevens hebben voor zover nodig voor de Dienst.

4. Beveiliging

4.1. Mycarro neemt de technische en organisatorische maatregelen die in Bijlage 2 worden beschreven en die passend zijn voor het risico, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook de aard, de omvang, de context en de doeleinden van de verwerking.

4.2. Mycarro mag die maatregelen bijwerken, op voorwaarde dat het algemene beschermingsniveau niet daalt. De Klant heeft de maatregelen beoordeeld en erkent dat zij passend zijn voor de Persoonsgegevens van de Klant.

4.3. De Klant is verantwoordelijk voor de beveiliging van zijn eigen systemen, apparaten en inloggegevens, voor de rollen en machtigingen die hij aan zijn gebruikers toekent, voor de integraties en AI-assistenten die hij koppelt, en voor de configuratie van de Dienst die onder zijn controle valt.

5. Subverwerkers

5.1. Algemene toestemming. De Klant verleent Mycarro een algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen, waaronder de in Bijlage 3 vermelde subverwerkers.

5.2. Wijzigingen. Mycarro stelt de Klant in kennis van elke voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker door Bijlage 3 op deze pagina bij te werken en, wanneer de wijziging wezenlijk is, per e-mail of in het dashboard, ten minste 14 dagen vooraf. In een noodgeval, zoals het plotse uitvallen van een dienstverlener, kan de termijn korter zijn.

5.3. Bezwaar. De Klant mag binnen die termijn schriftelijk bezwaar maken tegen een wijziging op redelijke gronden die verband houden met gegevensbescherming. De partijen overleggen dan te goeder trouw. Kan Mycarro de wijziging redelijkerwijs niet vermijden, dan is het enige en exclusieve rechtsmiddel van de Klant het beëindigen van het betrokken abonnement voordat de wijziging ingaat, zonder enige terugbetaling van vooruitbetaalde vergoedingen buiten wat de Voorwaarden overigens toestaan. Gebruikt de Klant de Dienst verder na de kennisgevingstermijn, dan aanvaardt hij de wijziging.

5.4. Doorlegging. Mycarro legt elke subverwerker contractueel verplichtingen inzake gegevensbescherming op die inhoudelijk niet minder beschermend zijn dan die in deze Verwerkersovereenkomst, voor zover zij van toepassing zijn op de verleende diensten. Mycarro blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor de prestaties van haar subverwerkers zoals de AVG vereist, onder voorbehoud van artikel 11.

5.5. Geen subverwerkers. Marktplaatsen, AI-assistenten, betaaldiensten, domeinnaamregistrars en andere derden die de Klant zelf koppelt of gebruikt, handelen volgens hun eigen voorwaarden. Zij zijn geen subverwerkers van Mycarro, en Mycarro is niet voor hen verantwoordelijk.

6. Internationale doorgiften

Mycarro mag Persoonsgegevens van de Klant enkel doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte en Zwitserland, of haar subverwerkers toestaan dat te doen, wanneer:

• een adequaatheidsbesluit de doorgifte dekt;
• passende waarborgen zijn getroffen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (met de Zwitserse aanpassingen wanneer de FADP van toepassing is), samen met aanvullende maatregelen waar nodig; of
• een ander door de AVG toegestaan doorgiftemechanisme van toepassing is.

De Klant staat de doorgiften toe die de subverwerkers in Bijlage 3 op deze grondslagen verrichten.

7. Bijstand

7.1. Verzoeken van betrokkenen. De Dienst biedt de Klant selfservicetools om Persoonsgegevens van de Klant in te zien, te corrigeren, te exporteren en te verwijderen. Ontvangt Mycarro van een betrokkene een verzoek over Persoonsgegevens van de Klant, dan stuurt zij het zonder onredelijke vertraging aan de Klant door, indien zij de Klant kan identificeren, en beantwoordt zij het niet zelf, behalve op instructie van de Klant. Wanneer de selfservicetools niet volstaan, verleent Mycarro redelijke bijstand, rekening houdend met de aard van de verwerking.

7.2. Andere bijstand. Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover zij beschikt, verleent Mycarro redelijke bijstand bij de verplichtingen van de Klant inzake beveiliging, melding van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging van autoriteiten, hoofdzakelijk door deze Verwerkersovereenkomst, de bijlagen ervan en de documentatie van de Dienst ter beschikking te stellen.

7.3. Kosten. Bijstand die verder gaat dan de selfservicetools en de documentatie, of die door een eigen handeling of tekortkoming van de Klant wordt veroorzaakt, wordt aangerekend tegen de op dat ogenblik geldende standaardtarieven van Mycarro.

8. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

8.1. Mycarro stelt de Klant zonder onredelijke vertraging in kennis nadat zij kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die Persoonsgegevens van de Klant treft. De kennisgeving wordt verstuurd naar het e-mailadres van de eigenaar of beheerder van de Klant. Voor zover op dat ogenblik bekend, beschrijft zij de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en bij benadering de betrokken aantallen, de waarschijnlijke gevolgen, en de genomen of voorgestelde maatregelen. Informatie kan in fasen worden verstrekt.

8.2. Mycarro neemt redelijke maatregelen om de inbreuk in te dammen en de gevolgen ervan te beperken. De Klant is verantwoordelijk voor de beslissing om toezichthoudende autoriteiten en betrokkenen in kennis te stellen, en voor die kennisgeving zelf.

8.3. Een kennisgeving of de verleende bijstand houdt geen erkenning van fout of aansprakelijkheid in. Mislukte pogingen of activiteiten die de beveiliging van Persoonsgegevens van de Klant niet in gevaar brengen, zoals pings, poortscans, mislukte aanmeldpogingen of denial-of-serviceaanvallen, zijn geen inbreuken en vereisen geen kennisgeving.

9. Teruggave en verwijdering

9.1. Tijdens de looptijd kan de Klant Persoonsgegevens van de Klant met de tools van de Dienst exporteren en verwijderen.

9.2. Na het einde van de Voorwaarden kan de Klant binnen de door de Voorwaarden bepaalde termijn om een laatste export verzoeken. Na die termijn verwijdert Mycarro de Persoonsgegevens van de Klant, tenzij de wet de bewaring ervan vereist. Kopieën in back-ups worden verwijderd volgens de normale back-upcyclus, doorgaans binnen 90 dagen, en blijven tot dan beschermd overeenkomstig deze Verwerkersovereenkomst en worden niet actief gebruikt. Mycarro mag geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens bewaren, die geen persoonsgegevens zijn.

10. Audits en informatie

10.1. Mycarro stelt de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 van de AVG aan te tonen. Zij doet dat door deze Verwerkersovereenkomst, de bijlagen ervan, antwoorden op een redelijke schriftelijke beveiligingsvragenlijst en, indien beschikbaar, certificeringen of auditrapporten van derden (met inbegrip van die van haar subverwerkers) ter beschikking te stellen.

10.2. Toont de Klant redelijkerwijs aan dat deze informatie niet volstaat, of vereist een toezichthoudende autoriteit dit, dan mag de Klant een audit uitvoeren, zelf of via een onafhankelijke auditor die tot vertrouwelijkheid is gehouden en geen concurrent van Mycarro is. De audit is aan de volgende voorwaarden onderworpen:

• ten hoogste eenmaal per periode van 12 maanden, behalve bij een inbreuk of op bevel van een autoriteit;
• met een schriftelijke kennisgeving van ten minste 30 dagen en een vooraf overeengekomen reikwijdte;
• tijdens de kantooruren, zo mogelijk op afstand, zonder verstoring van de Dienst en zonder toegang tot gegevens van andere klanten of tot de faciliteiten van subverwerkers;
• uitsluitend op kosten van de Klant, met inbegrip van de redelijke kosten van Mycarro tegen haar standaardtarieven;
• de Klant deelt het auditrapport met Mycarro en houdt het vertrouwelijk.

11. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van elke partij die voortvloeit uit of verband houdt met deze Verwerkersovereenkomst, hetzij contractueel, buitencontractueel of anderszins, is onderworpen aan de uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid in de Voorwaarden, en wordt aangerekend op hetzelfde gecumuleerde plafond, voor zover de wet dat toelaat. De Klant vrijwaart Mycarro, zoals bepaald in de Voorwaarden, tegen vorderingen en geldboeten die voortvloeien uit de instructies van de Klant, de Persoonsgegevens van de Klant, of zijn schending van de wetgeving inzake gegevensbescherming.

12. Looptijd, rangorde en wijzigingen

12.1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing zolang Mycarro Persoonsgegevens van de Klant verwerkt, en eindigt automatisch wanneer dat niet langer het geval is.

12.2. Is deze Verwerkersovereenkomst strijdig met de Voorwaarden wat de verwerking van Persoonsgegevens van de Klant betreft, dan heeft deze Verwerkersovereenkomst voorrang. In alle andere opzichten hebben de Voorwaarden voorrang. De bepalingen van de Voorwaarden over toepasselijk recht, bevoegde rechtbank, taal, kennisgevingen en wijzigingen zijn op deze Verwerkersovereenkomst van toepassing.

12.3. Mycarro mag deze Verwerkersovereenkomst bijwerken, onder meer om wijzigingen in de wet of in de Dienst te weerspiegelen, zoals de Voorwaarden beschrijven. Een bijwerking vermindert het algemene beschermingsniveau van de Persoonsgegevens van de Klant niet.

Bijlage 1. Beschrijving van de verwerking

• Onderwerp en duur: het verlenen van de Dienst aan de Klant, voor de looptijd van de Voorwaarden en de afwikkelingsperiode daarna.
• Aard van de verwerking: verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, aanpassen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending (onder meer aan marktplaatsen en integraties die de Klant activeert), aligneren, beperken, wissen en vernietigen, met geautomatiseerde middelen, waaronder AI-modellen.
• Doel: de functies voor het beheer van het autobedrijf die de Klant gebruikt. Daartoe behoren voorraad- en voertuigbeheer, de dealerwebsite, publicatie op marktplaatsen, beheer van leads en klanten, verkoop, contracten, garanties, facturen en thesaurie, campagnes, documenten, en de AI-functies en connectoren.
• Categorieën van betrokkenen:
  • de klanten en prospecten van de Klant (kopers, verkopers, eigenaars van inruilwagens, borgen);
  • leads en personen die een aanvraag indienen;
  • bezoekers van de dealerwebsite van de Klant;
  • de werknemers en contractanten van de Klant;
  • andere personen die de Klant registreert.
• Categorieën van persoonsgegevens:
  • identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, postadres;
  • identificatie- en fiscale nummers, nummers van identiteitsdocumenten en geboortedata, wanneer de Klant die registreert voor contracten, facturen of inschrijvingen;
  • voertuig- en transactiegegevens die aan een persoon gekoppeld zijn (voertuigidentificatienummer, inschrijving, aankoop, verkoop, inruil, prijzen, betalingen, financiering, garantie);
  • communicatie en notities;
  • documenten die de Klant uploadt;
  • technische gegevens over bezoekers van de dealerwebsite.
• Bijzondere categorieën: niet beoogd. Zie artikel 1.3.

Bijlage 2. Technische en organisatorische maatregelen

• Versleuteling: verkeer versleuteld tijdens de overdracht met TLS; geheimen en inloggegevens versleuteld in rust.
• Toegangscontrole: elke gebruiker meldt zich individueel aan via een gespecialiseerde authenticatieprovider, met beschikbare meervoudige authenticatie; toegang is gebaseerd op rollen en beperkt tot het eigen autobedrijf van de Klant; de toegang van personeel tot de productieomgeving volgt het principe van minimale rechten en is beperkt tot wat nodig is.
• Audit: wijzigingen in het dashboard en via connectoren worden geregistreerd met de gebruiker of assistent die ze heeft aangebracht.
• Scheiding: elk record is afgebakend tot zijn autobedrijf, en toegangscontroles worden op de server afgedwongen.
• Beschikbaarheid en veerkracht: hosting in de Europese Unie, regelmatige back-ups, monitoring en waarschuwingen, en herstelprocedures.
• Ontwikkeling en wijzigingsbeheer: geautomatiseerde tests, codereview, scans van afhankelijkheden en geheimen, en gescheiden ontwikkelings-, staging- en productieomgevingen.
• Gegevensminimalisatie: foutrapporten bevatten geen sessieopname en geen identificerende gebruikersgegevens; websitestatistieken werken zonder cookies.
• Dienstverleners: subverwerkers worden gekozen om hun beveiliging en zijn contractueel gebonden.
• Reactie op incidenten: gedocumenteerde procedures om inbreuken in verband met persoonsgegevens op te sporen, in te dammen, te onderzoeken en te melden.

Bijlage 3. Subverwerkers